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浅谈OA系统试用

提及OA办公系统的选型,我们的第一反应是了解OA系统的功能、技术、品牌、服务等。没错,一个OA办公系统好不好的确要考虑到以上方方面面。但一个OA办公系统到底好不好用,还得试用!

俗话说“百闻不如一见”,忘了那些华丽的方案书和DEMO吧,最有说服力的莫过于让产品自己来说话!OA办公系统讲究实用适用,只有亲身体验,企业才知道系统界面是否友好,功能是否完善,使用是否方便,运行是否稳定等。其实在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如泛微、捷效办公等。“试用”也成为目前OA系统行业一种行之有效的推广手段。那么,企业用户在OA系统的试用中到底需要注意哪些呢?企业又该如何做好OA试用工作呢?

一.做好合理的OA试用计划 

用户应该制定合理的试用计划。包括试用人员、试用重点、试用数据、试用时间等。对OA系统的试用切忌大而全,否则就会精力分散,容易走马观花,难以发现问题,意见不好统一。建议组织核心人员,对核心功能进行试用即可,试用时间以不超过一个月为佳。在OA系统的试用过程中,用户需要和厂商保持好沟通。在试用中发现问题时,应该及时联系厂商,看看是自己对功能不熟悉,还是产品设计有问题。

二.不要以偏概全的判断OA系统 

OA系统试用时切忌要求完美。很多企业用户认为OA系统出现问题一定不是好系统,在发现一两个BUG时就以偏概全的全盘否认,这个认知是不对的,首先试用不是软件测试,企业用户用简单应用的思想和心态去了解。其次在OA系统里,没有任何产品是完美的,是符合企业的全部需求的,因此只要OA系统在主体上能够满足需求,在细枝末节上也容易改进,那就是优秀的系统。再次企业若选择的是成熟的OA品牌,那么产品本身的BUG不会很多,我们需要了解的是这款产品适不适合自身企业发展的需求,功能的可操作性、易用性是试用的关键。

三.以企业自身需求为第一位

企业在当前阶段的主要需求就是当前阶段试用选型OA系统的重点。也就是OA系统中重点试用的核心功能。在企业试用OA系统过程中,要看产品的功能与自身企业的需求是否很自然的衔接,并非OA系统的技术强大、功能抢眼就一定要应用。企业用户在选择试用软件时不可能只试用某一家的产品。然而每一个品牌都具有自身不同的特征和优势。还是那句老话,不可能每一款OA产品都面面俱到,追求完美的思想是不可取的。 另外,一款好的OA办公系统在你试用时能不能解决你的大部分问题,企业用户在这一个月试用期内基本都能摸清,特别是在多款OA软件试用之后,更是高下立见。这个时候企业试用OA办公系统的价值也就出来了,也就是真正的实用性价值!企业用户应该从价值出发做好OA选型,而并非从价格上一刀切的进行选择。

“试用”从本质上来说仍是OA软件厂商之间的产品较量。从这个意义上来说,能够提供试用服务的OA软件厂商其OA办公系统在某种从程度上也是经得起用户考察的。我们也可以理解为,OA厂商的试用“尺度”越大,其产品实力也就越强。如今,试用体验已经越来越深入人心,在体验式营销的大旗下,越来越多的OA厂商加入免费试用行列。企业用户在试用OA办公系统的过程中应尽量避开试用陷阱,从产品出发选择最适用的OA办公系统。

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