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OA系统实施:理清OA需求很关键

OA办公系统是如今企业日常运作管理中使用率最高的应用系统。有越来越多的企业正在实施或准备实施OA系统,但是对许多第一次选型OA办公系统的企业来说,除了了解都有哪些OA产品,理清实施OA系统的需求很关键。

很多人反映OA实施后用处不大,觉得自己吃亏上当了。其实不然,这与OA系统前期的选型、中期的实施、后期的应用都有很大的关系。前期选型OA时,企业都需要哪些功能?OA系统实施中,需求会不会有变更?系统实施后,OA的功能在企业运作管理中是否应用充分?从选型到应用,企业对自身需求了解直接关乎着OA的使用体验。

1. 实施前:OA系统实施需求尽量细化企业要用好OA系统,首先要确定自己的需要,包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。确定好自己需求后,选几款合适的OA系统进行试用吧。在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如捷效办公等。

 

2. 实施中:多沟通明确OA系统实施需求许多OA选型者以为确定OA系统选型之后就万事大吉了,一切交给OA厂商了,实则不然。OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更,前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合,通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理,既确保项目的顺利实施和按期交付,又满足用户合理的个性化需求。不管是什么问题,解决之道都在于沟通,包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通,以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上,只要沟通顺畅了、到位了,那么问题就容易解决。

 

3. 实施后:理性对待OA系统在企业中的管理作用OA系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持,如果上面的管理者不用,那么下面的员工肯定也用不好,所以管理者对OA系统的应用起到龙头的作用。

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