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OA系统如何构建企业智能化管理体系

移动互联技术的发展进一步加速了企业信息化进程,OA办公软件亦因此迎来了巨大的发展机遇。

1、信息门户,让信息沟通更安全高效  

相比较于传统信息传递,OA系统软件通过信息门户即可实现信息、动态、公示的部门、层级统一发送,并予以在线提醒查看,使员工及时了解企业最新动态。并且通过信息门户还可建立企业内部邮件系统、档案管理系统等,进一步加强企业层级间协作关系,提高信息沟通效率。同时,系统采用加密措施、权限控制、物理隔离等方式亦是有效提高了信息的传递的安全性。 

 

2、知识管理,增加企业知识流动性  

OA系统软件对于企业来说,带来的不仅是眼前的便捷和高效,更能够为企业的长远发展奠定基础,知识管理便是典型代表。通过知识管理不仅可将企业发展过程中的各项总结、经验及知识、文档以电子化的形式存储、展现,并可对所搜集内容按类别、整理、发布,建立知识档案库,并通过权限设置,根据员工属性的不同开放不同级别的知识库,有效保证了企业知识的安全性。 

同时,知识管理又可帮助员工及时了解企业各项目进展,加强领导对项目进展及员工执行力的监管。 

 

3、助力企业提升办公效率,加强流程在办监控 

OA系统所赋予企业的不仅是一系列便捷、高效的办公自动化解决方案,通过健全、完善的流程设计更是可有效提升企业办公管理效率,加强流程在办监控。以流程审批为例,相比较于传统办公,通过电子化的方式首先可有效减少了企业资源的浪费;其次,科学、合理、有效的流程化设计有效避免了人为因素对流畅审批的影响,节省了时间成本; 

另外,在提交审批后,流程任务可直传相关部门领导审批,并且管理者可以通过协同OA系统软件驾驶舱实现在办监控,轻松监控流程的审批停滞在哪个环节、哪个部门、原因在哪里、执行花费多长时间等等,实现在办任务的有效监控,进一步改进和提升办公效率。 

 

4、保障制度落地,建立良好的执行文化 

OA系统的核心是工作流引擎,而OA系统工作流的作用则是将工作流程规范化、标准化、程序化,强化规章制度的落地,督促审批、申请、预算、考勤的执行,明确各职能部门负责人的作用,有效推动各项管理制度的落地。 

同时,OA系统平台的建立在提升办公效率的同时,亦是有助于企业员工增加对企业愿景、使命、战略、目标及办公经验、方法的学习强化,有助于员工提高对企业价值的认同感、自豪感、使命感,以协助企业建立良好的执行文化,从根本上推动企业执行力的提升。

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